Ausgewählte Fallbeispiele Kreditinstitute

Aufgabenstellung

Überprüfung der derzeitigen Leistungsverzeichnisse und Leistungsabgaben aufgrund langjähriger Dienstleisterbindungen. Kontrolle der übergebenen Raumbücher zur Beurteilung der tatsächlichen Reinigungsfläche. Es musste in Teilbereichen die Aufmaßerstellung diverser Filialen durch unser Haus ergänzt werden. Aufgrund der Größe und Ausdehnung dieser Sparkasse (über 100 Filialen) sollte die Ausschreibung auf 5 Lose aufgeteilt werden. Die Ausschreibung musste von der Datenerhebung über die Auswertung bis zur Dienstleisterempfehlung strukturiert und begleitet werden.

Ergebnis

Dadurch, dass die Sparkasse eine freihändige Vergabe durchführen konnte, war eine wesentlich professionellere Auswertung der Angebote möglich. Aufgrund unserer Dienstleisterempfehlungen konnte für jedes der 5 Lose ein anderes Reinigungsunternehmen den Zuschlag erhalten. Insbesondere die Möglichkeit, bei Qualitätsproblemen zu einem anderen beteiligten Dienstleister zu wechseln, ist durch die vorgelegte Gesamtauswertung jederzeit kurzfristig möglich. Durch diese Ausschreibung konnten die Sachkosten im Bereich Gebäudereinigung deutlich gesenkt werden.

Leistungsinhalte

Untersuchung der Unterhaltsreinigung durch Leistungs-, Kosten- und Qualitätsaufnahme vor Ort.

Konkrete Handlungsempfehlung, in welcher Form Optimierungspotenziale genutzt werden können.

Ausarbeitung eines Bewertungsschemas, das die Möglichkeit beinhaltete, die nichtmonetären sowie qualitätsbezogenen Aspekte deutlich zu berücksichtigen. Ebenso sollte der Stundenverrechnungssatz eine gute Bewertung erhalten, damit eine tarifliche Entlohnung der Reinigungskräfte gewährleistet wird. Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen, Vorschlag von mindestens 15 qualifizierten Reinigungsunternehmen, die über Referenzen im Bereich Reinigung von Filialen einer Flächensparkasse verfügen. Versand der Ausschreibungsunterlagen sowie Rückantwort an die begleitende Unternehmensberatung. Auswertung der Ergebnisse und Verhandlungsführung mit den ausgewählten Dienstleistern.

Aktueller Projektstand

Die Dienstleister konnten die Erwartungen langjährig erfüllen.

Aufgabenstellung

Überprüfung der derzeitigen Leistungsverzeichnisse und Leistungsabgaben aufgrund einer Fusion. Kontrolle der übergebenen Raumbücher zur Beurteilung der tatsächlichen Reinigungsfläche. Es wurde eine jährliche Reinigungsfläche von >6Mio m² ermittelt, aufgeteilt auf über 50 Filialen. Voraussetzung für die Ausschreibungsbegleitung war, dass die eigenen Kundenbeziehungen berücksichtigt werden. Es sollten zwei Lose gebildet werden mit dem Wunsch verbunden, dass ein Generalunternehmen für alle Liegenschaften gefunden wird, mit der Tendenz zu einem Dienstleister mit einer Kundenbeziehung zur Sparkasse.

Ergebnis

Auch hier war durch die Durchführung einer freihändigen Vergabe eine wesentlich professionellere Auswertung der Angebote möglich. Ebenso war es uns erlaubt, in einem nachvollziehbaren Rahmen einen vorhandenen Verhandlungsspielraum der Dienstleister zu nutzen. Aufgrund der Akzeptanz unserer Handlungsempfehlungen konnte ein Dienstleister mit einer langjährigen Kundenbeziehung seinen Reinigungsumfang sogar vergrößern und das zu deutlich geringeren Reinigungskosten, verbunden mit einem gelebten Qualitätskonzept. Dieses Qualitätsmesssytem versetzt die Sparkasse in die Lage, Leistungen nachvollziehbar zu überprüfen.

Leistungsinhalte

Untersuchung der Unterhaltsreinigung durch Leistungs-, Kosten- und Qualitätsaufnahme vor Ort.

Konkrete Handlungsempfehlung, in welcher Form Optimierungspotenziale genutzt werden können.

Ausarbeitung einer Bewertungsmatrix, die nicht nur den Preis im Fokus hat, sondern eine Bewertung von Qualitätskonzepten ermöglicht. Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen, Vorschlag von mindestens 15 qualifizierten Reinigungsunternehmen, die über Referenzen im Bereich Reinigung von Filialen einer Flächensparkasse verfügen. Versand der Ausschreibungsunterlagen sowie Rückantwort an die begleitende Unternehmensberatung. Auswertung der Ergebnisse und Verhandlungsführung mit den ausgewählten Dienstleistern.

Aktueller Projektstand

Der Dienstleister konnte die Erwartungen langjährig erfüllen.

Aufgabenstellung

Eine kleine Sparkasse mit 11 Geschäftsstellen (incl. Zentrale) war aufgrund der geographischen Lage sowie Größe der Auffassung, dass sie trotz gravierender Qualitätsprobleme des damaligen langjährig tätigen Dienstleisters keinen neuen Dienstleister mit einer guten Qualität finden könnte.

Überprüfung der derzeitigen Leistungsverzeichnisse und Leistungsabgaben sowie Überprüfung der aktuellen Reinigungspraxis. Kontrolle der übergebenen Raumbücher zur Beurteilung der tatsächlichen Reinigungsfläche. Es wurde eine jährliche Grundreinigungsfläche von ca. 7Tsd. m² ermittelt, aufgeteilt auf 11 Filialen. Voraussetzung für die Ausschreibungsbegleitung war, dass mehr als drei Reinigungsunternehmen ein Angebot abgeben, damit eine nachvollziehbare Marktübersicht erfolgen konnte.

Ergebnis

Es haben letztendlich 11 Reinigungsunternehmen ein detailliertes Angebot abgegeben. Wir konnten die Angebote so auswerten, dass neben dem Preis auch die Jahresreinigungsstunden, der abgegebene Stundenverrechnungssatz, das eingereichte Qualitätskonzept sowie der Gesamteindruck der Unterlagen ausgewertet wurden. Aufgrund der Akzeptanz unserer Handlungsempfehlungen konnte ein überregional tätiger Dienstleister mit einer hohen Professionalität gefunden werden, der bei weitem nicht das billigste Angebot abgegeben hatte (Viertplatzierter bei der Preiswertung), dafür laut Aussagen der Unternehmensleitung aber eine deutliche bessere Qualität erreichte und sogar noch im zweistelligen Prozentbereich eine Kostenentlastung bewirkte.

Leistungsinhalte

Untersuchung der Unterhaltsreinigung durch Leistungs-, Kosten- und Qualitätsaufnahme vor Ort.

Konkrete Handlungsempfehlung, in welcher Form Optimierungspotenziale genutzt werden können.

Wir konnten nach einer umfangreichen Markterkundung an 18 Reinigungsunternehmen die Ausschreibungsunterlagen übersenden. Ausarbeitung einer Bewertungsmatrix, die nicht nur den Preis im Fokus hat, sondern eine Bewertung von Qualitätskonzepten ermöglicht. Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen, Versand der Ausschreibungsunterlagen sowie Rückantwort an die begleitende Unternehmensberatung. Auswertung der Ergebnisse und Verhandlungsführung mit den ausgewählten Dienstleistern.

Aktueller Projektstand

Die Sparkasse wird immer noch von diesem Dienstleister betreut.