Ausgewählte Fallbeispiele öffentliche Einrichtungen
1. Landkreis in Brandenburg
Aufgabenstellung
Einführung einer leistungsorientierten Unterhaltsreinigung für 40 öffentliche Gebäude mit einer jährlichen Reinigungsfläche von mehr als 12Mio m².
Begleitung einer europaweiten Ausschreibung und Entwicklung von Leistungsverzeichnissen, die für alle Liegenschaften eine einheitliche Grundlage bilden. Erfassung von nicht dokumentierten Boden- und Glasflächen.
Entwicklung einer Bewertungsmatrix zur Ermittlung der wirtschaftlichsten Dienstleister unter Berücksichtigung der Haushaltslage.
Ergebnis
Durch die ganzheitliche EU-Ausschreibungsbetreuung und Akzeptanz der Verbesserungsvorschläge und Handlungsempfehlungen konnte eine nachvollziehbare sowie überprüfbare Qualitätsanforderung definiert werden. Pro Jahr konnte eine Ersparnis von > 20 % realisiert werden.
Leistungsinhalte
Untersuchung der Unterhaltsreinigung durch Leistungs-, Kosten- und Qualitätsaufnahme vor Ort.
Konkrete Handlungsempfehlung, in welcher Form Optimierungspotenziale genutzt werden können.
Ausarbeitung einer Bewertungsmatrix, die nicht nur den Preis im Fokus hat, sondern eine Bewertung von Qualitäts- und Implementierungskonzepten ermöglicht.
Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen, Vorschlag zur Veröffentlichung im Europäischen Amtsblatt unter Berücksichtigung der Vergaberichtlinien gemäß VOL/A EG.
Begleitung des europaweiten Ausschreibungsverfahrens und Erstellung einer Vergabeempfehlung.
Umsetzungsbegleitung in den ersten 6 Monaten durch monatliche Qualitätsprüfungen eines Sachverständigen für Gebäudereinigung.
Aktueller Projektstand
Der neue Dienstleister wird derzeitig durch Qualitätsüberprüfungen unterstützt
2. Großstadt in Baden-Württemberg
Aufgabenstellung
Komplette Neustrukturierung des Ausschreibungsverfahrens. Änderung der bisherigen, nach Stunden orientierten Leistungsabgaben, ähnlich einer Personalüberlassung, in einen ausschließlich auf Leistungsabgaben abgestellten Werkvertrag.
Die über 85 Liegenschaften mit über 300Tsd. m² Grundfläche wurden in nur 2 Lose aufgeteilt, was eine dichte juristische Begleitung erforderte, da aufgrund der Mittelstandförderung (§2 Abs. 2 VOL/A EG) eine weitergehende Losaufteilung angebracht erschien. Aufgrund der besonderen Reinigungssituation war aus organisatorischen und wirtschaftlichen Gründen nur die genannte Losaufteilung möglich. Der begleitende Fachanwalt konnte alle Bieterfragen positiv aufklären. Ferner musste eine Objektorganisation und –betreuung von über 100 eigenen städtischen Reinigungskräften durch den externen Dienstleister ausgeschrieben werden und zwar in einer Form, dass eine Mitarbeiterüberlassung nicht zur Diskussion stand.
Begleitung der europaweiten Ausschreibung und Entwicklung von Leistungsverzeichnissen, die für alle Liegenschaften eine einheitliche Grundlage bilden. Erfassung von nicht dokumentierten Boden- und Glasflächen. Erstellung einer Auswertungsmatrix zur Bestimmung der wirtschaftlichsten Dienstleister.
Leistungsinhalte
Analyse der derzeitigen Dienstleistung, Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, Veröffentlichung im EU-Amtsblatt, Angebotsprüfung und Auswertung, Vergabeempfehlung und abschließende Umsetzung.
Umsetzungsbegleitung in den ersten 6 Monaten durch monatliche Qualitätsprüfungen eines Sachverständigen für die Gebäudereinigung.
Aktueller Projektstand
Der neue Dienstleister setzt, nach der anfänglich etwas schwierigeren Einarbeitungszeit, die Leistungen mit einer sehr guten Qualität um.
Ergebnis
Die umfassende Überarbeitung der Leistungsverzeichnisse und die genaue Definition der Qualitätsanforderungen ergaben eine nachhaltige Verbesserung der Reinigungsleistung. Gleichzeitig konnte eine Ersparnis von > 15 % realisiert werden.
3. Gemeinde in NRW
Aufgabenstellung
Datenaufnahme von 14 Liegenschaften zur EU-weiten Ausschreibung der Glas-, Grund,- und Unterhaltsreinigung. Es wurden >4Tsd. m² Glasflächen ermittelt, eine Grundfläche in der Unterhaltsreinigung von >20Tsd. m² sowie eine Grundreinigungsfläche von >14Tsd. m². Die Leistungsverzeichnisse mussten komplett überarbeitet werden, um einen einheitlichen Standard zu gewährleisten. Es musste eine Bewertungsmatrix erstellt werden, die nicht ausschließlich auf den Preis abzielte.
Ergebnis
Auch hier konnten sowohl das Preis- Leistungsverhältnis wie auch die Qualität nachhaltig verbessert werden. Pro Jahr konnte eine Ersparnis von > 30 % realisiert werden.
Leistungsinhalte
Untersuchung der Unterhaltsreinigung durch Leistungs-, Kosten- und Qualitätsaufnahme vor Ort.
Konkrete Handlungsempfehlung, in welcher Form Optimierungspotenziale genutzt werden können.
Ausarbeitung einer Bewertungsmatrix, die nicht nur den Preis im Fokus hat, sondern eine Bewertung von Qualitäts- und Implementierungskonzepten ermöglicht. Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen incl. Einarbeitung der Reinigungsorganisation der städtischen Reinigungskräfte in eines der Lose. Vorschlag zur Veröffentlichung im Europäischen Amtsblatt unter Berücksichtigung der Vergaberichtlinien gemäß VOL/A EG.
Begleitung des europaweiten Ausschreibungsverfahrens und Erstellung einer Vergabeempfehlung.
Aktueller Stand
Durch die Entwicklung einheitlicher Standards war die Stadt in der Lage, die dokumentierte Vorgehensweise als Grundlage für weitere eigene Ausschreibungen selbstständig zu nutzen.