Ausgewählte Fallbeispiele Universitäten
1. Universität in Bayern
Aufgabenstellung
Überprüfung der derzeitigen Leistungsverzeichnisse. Ermittlung von bedarfsgerechten Reinigungstagen. Kontrolle der übergebenen Raumbücher zur Beurteilung der tatsächlichen Reinigungsfläche. Es wurde eine jährliche Reinigungsfläche von über 25Mio m² ermittelt. Die verschiedenen Liegenschaften mussten so in Lose aufgeteilt werden, dass die Mittelstandsförderung beachtet wurde.
Begleitung einer europaweiten Ausschreibung und Entwicklung einer Bewertungsmatrix zur Ermittlung der wirtschaftlichsten Dienstleister unter Berücksichtigung der Haushaltslage.
Ergebnis
Durch die ganzheitliche EU-Ausschreibungsbetreuung und Akzeptanz der Verbesserungsvorschläge und Handlungsempfehlungen konnte eine nachvollziehbare sowie überprüfbare Qualitätsanforderung definiert werden. Die erhaltenen Reinigungskosten passten finanziell in das Haushaltsbudget der Universität.
Leistungsinhalte
Untersuchung der Unterhaltsreinigung durch Leistungs-, Kosten- und Qualitätsaufnahme vor Ort.
Konkrete Handlungsempfehlung, in welcher Form Optimierungspotenziale genutzt werden können.
Ausarbeitung einer Bewertungsmatrix, die nicht nur den Preis im Fokus hat, sondern eine Bewertung von Qualitäts- und Implementierungskonzepten ermöglicht. Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen, Vorschlag zur Veröffentlichung im Europäischen Amtsblatt unter Berücksichtigung der Vergaberichtlinien gemäß VOL/A EG.
Begleitung des europaweiten Ausschreibungsverfahrens und Erstellung einer Vergabeempfehlung.
Umsetzungsbegleitung in den ersten 6 Monaten durch monatliche Qualitätsprüfungen eines Sachverständigen für die Gebäudereinigung.
Aktueller Projektstand
Die Dienstleister werden derzeitig durch Qualitätsüberprüfungen unterstützt.
2. Universität in Baden-Würtemberg
Aufgabenstellung
Bereitstellung eines detaillierten Projektplan, der die Universität in die Lage versetzt eigene Anforderungen, insbesondere an die Bewertungsmatrix, umzusetzen. Auf Grundlage der uns übergebenden Zeichnungen und Raumbücher wurde ein qualifiziertes Raumbuch für alle auszuschreibenden Gebäude erstellt. Das Aufmaß von Teilflächen sowie die Ermittlung von Glasflächen sollte kostenfrei durchgeführt werden.
Erarbeitung bedarfsgerechter Leistungsverzeichnisse. Es wurde eine Grundreinigungsfläche von ca60Tsd. m² ermittelt. Die verschiedenen Liegenschaften mussten so in Lose aufgeteilt werden, dass die Mittelstandsförderung beachtet wurde.
Begleitung einer europaweiten Ausschreibung und Übernahme einer Bewertungsmatrix des Auftraggebers zur Ermittlung der wirtschaftlichsten Dienstleister unter Berücksichtigung der Haushaltslage.
Ergebnis
Dieser glückliche Umstand hat verhindert, dass die Universität ein Angebot mit über 40% an Mehrkosten akzeptieren musste.
Die erhaltenen Reinigungskosten führten zu einer deutlichen Haushaltsentlastung der Universität, spiegelten aber nicht die Qualitätserwartungen unseres Auftraggebers wieder.
Es wird in Zukunft auf einen eindeutigeren Abstand zwischen der Bewertung des Preises und den Leistungsstunden geachtet.
Leistungsinhalte
Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen, Vorschlag zur Veröffentlichung im Europäischen Amtsblatt unter Berücksichtigung der Vergaberichtlinien gemäß VOL/A EG.
Begleitung des europaweiten Ausschreibungsverfahrens und Erstellung einer Vergabeempfehlung, unter Berücksichtigung der Vorgaben des Auftraggebers und den daraus resultierenden verbleibenden Möglichkeiten einer rechtskonformen Beurteilung gemäß VOL/A EG in Verbindung mit dem GWG.
Problemstellung
Durch die gewünschte und nicht veränderbare Bewertung von:
45% Preis
40% Jahresreinigungsstunden und
15% Qualitätssicherungskonzept
war der prozentuale Abstand von Preis zur Leistung zu gering. Glücklicherweise hat der Dienstleister mit dem preisniedrigsten Angebot ebenso wie der teuerste Dienstleister jeweils ein mit „sehr gut“ zu bewertendes Qualitätskonzept abgegeben. Alle anderen an der Ausschreibung beteiligten Reinigungsunternehmen, gaben Qualitätskonzepte in den Bewertungsstufen „befriedigend – mangelhaft“ abgegeben.
Aktueller Projektstand
Durch die Entwicklung einheitlicher Standards war die Universität in der Lage, die dokumentierte Vorgehensweise als Grundlage für weitere eigene Ausschreibungen selbstständig zu nutzen.